작업문서 인쇄

작업한 문서 인쇄하기 

 

엑셀로 작업한 문서를 인쇄하는 방법에 대해서 배우는 부분입니다.
모니터의 획기적인 변화가 오기전에는 뭐니뭐니해도 종이로 보는 것이 편하죠?

인쇄를 잘 하는 것도 실력이랍니다!

인쇄를 하려면 사용중인 운영체제(윈도우즈)에 프린터가 먼저 설치되어 있어야 합니다.

1. 인쇄를 하기 전에는 미리보기를 반드시 확인하자
워크시트를 인쇄하기 전에 미리 보기를 통해 시트를 인쇄했을 때의 모양을 미리 볼 수 있습니다.
미리 보기 창의 페이지 표시 방법은 사용할 수 있는 글꼴, 프린터 해상도, 색상에 따라 달라지는데, 항상 인쇄 전에는 미리보기를 통해 확인을 하는 것이 좋습니다.

① 파일 - 인쇄 미리보기를 선택하거나 도구모음에서 를 눌러 미리보기 화면을 표시합니다.
미리보기 화면에서는 인쇄될 모양을 미리 볼 수 있을 뿐만 아니라 여백 조절, 페이지 설정 등의 작업도 할 수 있습니다.


미리보기 화면이 나타나면 화면 상단에 새로운 도구모음이 나타나는데 이것은 미리 보기에서 사용할 수 있는 명령들입니다. 각 명령의 사용법은 다음과 같습니다.

▶ 기본보기 : 현재 시트를 기본 보기로 나타냅니다.

▶ 다음 : 인쇄할 다음 페이지를 나타냅니다. 시트를 여러개 선택하고, 선택한 시트의 마지막 페이지에서 다음을 누르면 다음 선택한 시트의 첫 페이지가 나타납니다.

▶ 돋보기 : 시트의 전체 페이지 보기와 확대 보기 사이를 전환합니다. 이 기능은 인쇄 크기에 영향을 주지 않습니다. 시트 영역을 눌러도 시트의 전체 페이지 보기와 확대 보기 사이를 전환할 수 있습니다. 모니터 해상도에 따라 가는 테두리와 같은 특정 그래픽이 전체 페이지 보기에서 나타나지 않을 수도 있습니다.


▶ 옵션 : 인쇄할 시트의 모양에 대한 옵션을 설정합니다. 옵션에 대해서는 잠시 뒤에 자세히 살펴보게 됩니다.

▶ 인쇄 : 인쇄 옵션을 설정하고 선택한 시트를 인쇄합니다. 파일 - 인쇄를 눌렀을 때와 동일합니다.

▶ 페이지 나누기 보기 : 페이지 나누기 보기로 전환하여 현재 워크시트의 페이지 나누기를 조정하고, 인쇄 영역 크기를 변경하고, 워크시트를 편집할 수 있습니다. 페이지 나누기 보기에서 인쇄 미리 보기를 누르면 단추 이름이 페이지 나누기 보기에서 기본 보기로 바뀝니다.

② 미리보기 도구모음에서 [여백]을 눌러보세요. 미리 보기 화면에 점선이 생기면서 현재 설정된 여백이 보이게 됩니다. 점선 부분에 마우스를 가져가면 마우스 포인터가 양쪽 화살표 모양으로 바뀌게 되는데, 이때 드래그해서 여백을 조절할 수도 있습니다.



2. 인쇄 옵션 설정하기
이번에는 인쇄 옵션의 설정을 해보도록 하겠습니다. 미리 보기 화면에서 [설정]을 클릭하면 다음과 같이 페이지 설정 대화상자가 나타나는데, 여기에서 각종 인쇄 옵션을 설정 할 수 있습니다. 페이지 설정은 모두 4개의 탭으로 이루어져 있습니다.

2-1> 페이지 설정 / 페이지


▶ 용지방향 : 인쇄할 페이지의 용지 방향을 지정합니다.

▶ 축소 / 확대 배율 : 인쇄할 워크시트를 늘이거나 줄입니다. [축소/확대 배율] 확인란을 선택하고 [%] 상자에 백분율을 입력합니다. 워크시트를 표준 크기의 10%까지 줄이거나 400%까지 늘릴 수 있습니다.

▶ 자동 맞춤 : 지정한 페이지 수에 맞게 인쇄할 수 있도록 워크시트나 선택 영역을 줄입니다. [자동 맞춤] 확인란을 선택하고 [용지 너비] 상자와 [용지 높이] 상자에 숫자를 입력합니다. 필요한 만큼의 페이지를 인쇄하고 페이지 너비를 채우려면, [용지 너비] 상자에 1을 입력하고 [용지 높이] 상자는 비워두면 됩니다.

▶ 용지크기 : 프린터에서 사용할 용지의 크기를 정해주는 부분입니다. 문서나 편지 봉투의 크기를 지정하려면 [Letter]나 [A4], 또는 다른 크기의 옵션을 클릭합니다.

▶ 인쇄품질 : 현재 통합 문서의 인쇄 수준을 지정하려면 원하는 해상도를 누릅니다. 해상도는 인쇄하는 페이지에 1인치마다 나타나는 점의 수(dpi : Dot Per Inch)입니다. 해상도가 높을수록 고해상도 인쇄를 지원하는 프린터에서 인쇄가 잘 됩니다.

▶ 시작페이지 : 첫 페이지부터 인쇄할 때는 1을, 첫 페이지부터 인쇄하지 않을 때 다음 번호부터 페이지 매김을 시작하려면 [자동]을 입력합니다. 1이 아닌 다른 숫자로 시작 페이지 번호를 지정하려면 해당 숫자를 입력하면 됩니다.

2-2> 페이지 설정 / 여백


이 부분은 여백을 설정한 결과를 [인쇄 미리 보기] 상자에 나타냅니다. 인쇄 페이지의 가장자리에서 데이터까지의 거리를 지정하려면 [위쪽], [아래쪽], [왼쪽], [오른쪽] 상자에서 크기를 조정해주면 됩니다. 또한 [가로]나 [세로], 또는 두 확인란을 모두 선택하여, 데이터가 여백 안에서 페이지 가운데 놓이도록 맞출 수 있습니다.

2-3> 페이지 설정 - 머리글 / 바닥글


이 부분은 문서에 머리글이나 바닥글을 적용할 때 사용됩니다. 뒤에서 자세하게 다루도록 하겠습니다. 참고로 머리글과 바닥글은 인쇄 시에만 적용되는 기능입니다.

2-4> 페이지 설정 / 시트


▶ 인쇄영역 : 인쇄할 워크시트 범위를 선택하려면 [인쇄 영역] 상자를 클릭한 후 인쇄할 워크시트 영역을 드래그 합니다. 이 상자의 오른쪽에 있는 [지정] 단추를 클릭하면 일시적으로 대화 상자가 옮겨져 워크시트에서 셀을 선택하여 범위를 입력할 수 있습니다. 입력이 끝난 다음, 이 단추를 다시 클릭하면 대화 상자를 전체 크기로 나타낼 수 있습니다.

▶ 인쇄제목 : 인쇄할 워크시트의 매 페이지마다 같은 행이나 열을 제목으로 인쇄하려면 [인쇄 제목]에서 옵션을 선택합니다. 특정 행을 각 페이지의 수평 제목으로 인쇄하려면 [반복할 행]을 선택하고, 수직 제목을 각 페이지에 인쇄하려면 [반복할 열]을 선택한 후 워크시트에서 원하는 제목 행이나 열의 셀을 선택합니다. 

▶ 인쇄 / 눈금선 : 워크시트의 셀 눈금선을 인쇄합니다.

▶ 인쇄 / 행/열 머리글 : A1 참조 스타일로 열 문자와 행 번호를 인쇄하거나, R1C1 참조 스타일로 번호가 부여된 행과 열을 인쇄할 때 선택합니다. 

▶ 인쇄 / 흑백으로 : 컬러로 서식을 지정한 데이터를 흑백 프린터에서 인쇄하려면 [흑백으로] 확인란을 선택합니다. 컬러 프린터를 사용하는 경우에도 이 옵션을 선택하면 인쇄 시간이 짧아집니다.

▶ 인쇄 / 메모 : 각 페이지의 시작 메모를 문서의 끝에 인쇄하려면 [시트 끝] 옵션을 선택하고, 워크시트에 메모가 나타나는 위치에 메모를 인쇄하려면 [시트에 표시된 대로] 옵션을 선택합니다. 또한 [시트에 표시된 대로]를 클릭하면 나타난 메모만 인쇄됩니다. 

▶ 인쇄 / 시험출력 : 인쇄 시간을 줄이려면 [시험 출력] 확인란을 선택합니다. 이 옵션을 선택하면 셀 눈금선과 대부분의 그림이 인쇄되지 않습니다.

▶ 페이지 순서 : 데이터를 한 페이지에 인쇄할 수 없을 때 데이터에 매겨진 번호와 인쇄 순서를 제어하려면 [행 우선]이나 [열 우선]을 클릭합니다. 오른쪽의 미리 보기에서 옵션에 따라 문서가 인쇄되는 방향을 미리 보여 줍니다.

3. 머리글과 바닥글 삽입하기
머리글과 바닥글은 실제 워크시트에 포함된 내용은 아니지만, 문서의 작성일자나 페이지 수등 인쇄 시에 문서의 위 아래에 보이는 텍스트를 말하는 것입니다.

① 머리글과 바닥글을 삽입하고 편집하려면 보기 - 머리글 / 바닥글을 선택하거나 앞서 배운 미리 보기 화면에서 설정 버튼을 클릭한 후 머리글 / 바닥글 탭을 선택하면 됩니다. 머리글 / 바닥글 대화상자가 나타나면, [머리글 편집]이나 [바닥글 편집] 버튼을 클릭해서 삽입하거나 편집할 수 있습니다.



머리글이나 바닥글 편집상자에는 많이 사용되는 기능을 도구 모음으로 만들어 두었습니다. 각 구역별로 직접 타이핑을 해도 되고, 도구 모음을 클릭해서 원하는 머리글을 삽입해도 됩니다. 

4. 특정 영역만 인쇄하기
엑셀은 기본적으로 페이지 단위로 인쇄가 되지만, 특정 영역을 정해서 그 부분만 인쇄할 수 있는 기능이 있습니다. 특정 영역 인쇄는 다음 과정을 따릅니다.

① [보기-페이지 나누기 보기]를 선택합니다. 그러면 시트 화면이 인쇄될 페이지를 기준으로 변경되게 됩니다. 


② 페이지 나누기 보기 상태에서 인쇄하려는 부분만 범위를 선택합니다.

③ 인쇄할 부분의 범위 설정이 끝났으면 [파일-인쇄영역-인쇄 영역 설정]을 클릭합니다.



④ 인쇄 영역이 설정되었습니다. 이 상태에서 인쇄를 하면, 범위가 선택된 부분만 인쇄되는 것입니다. 인쇄 영역을 취소할 때는 [파일-인쇄영역-인쇄 영역 취소]를 선택하면 됩니다.



⑤ 인쇄하려면 [파일-인쇄]를 선택합니다.


⑥ 인쇄 대화상자가 나타납니다. 인쇄할 부수와 페이지 등을 설정한 후 [확인]을 클릭하면 인쇄가 됩니다.

앞에서 엑셀의 특징을 살펴볼 때 잠깐 언급했듯이 엑셀은 윈도우즈 운영체제의 특징인 WYSIWYG(What You See is What You Get)을 그대로 지원하기 때문에 미리보기에서 보이는 대로 인쇄를 할 수 있습니다.

프린터를 가지고 있는 분들은 바로 실습해 보세요.